Hoe ik mijn administratie automatiseer met een AI-agent
Ik stuur een bon in de chat en de agent doet de rest: uitlezen, btw bepalen, boeken en opslaan. Bij twijfel stuurt hij een vraag in plaats van te gokken.
Sinds juli 2026 verwerkt mijn AI-agent mijn zakelijke administratie. Ik stuur een bon of factuur in de chat, en hij leest hem uit, bepaalt de btw, kiest de juiste kostenpost en slaat alles op. Bij twijfel krijg ik een vraag in plaats van een gok. Ik ben een kleine eenmanszaak: het gaat om 13 inkomende bonnen en facturen en 8 facturen die ik zelf verstuurde. Hieronder staat hoe het werkt en waar het nog misgaat.
Beeld: AI-gegenereerd.
Wat er gebeurt als ik een bon stuur
- Ik stuur een pdf of foto in Telegram, met hooguit een korte toelichting zoals “zakelijk, borrel met een klant”.
- De agent leest de tekst. Bij een pdf haalt hij de tekst er direct uit. Bij een foto gebruikt hij een model dat afbeeldingen kan lezen.
- Hij zoekt de leverancier op in mijn database. Kent hij hem al, dan neemt hij het btw-tarief en de kostenpost van vorige keer over.
- Bij een nieuwe leverancier bepaalt hij zelf het btw-tarief, aan de hand van een vast lijstje regels.
- Hij kiest een grootboekrekening, zoals software, hosting of representatie.
- Hij slaat de boeking op in een database en zet het originele bestand in een map per jaar.
- Hij stuurt me een bericht met wat hij heeft gedaan en welke aanname hij maakte. Klopt het niet, dan corrigeer ik het in één zin.
De agent draait op Hermes Agent, op een eigen server. De database is een gewoon SQLite-bestand met tabellen voor leveranciers, uitgaven, bonnen en btw-tarieven.
Het lastige deel is de btw
Van mijn 13 bonnen en facturen hadden er 9 gewoon Nederlandse btw: 7 keer 21% en 2 keer 9%. De andere 4 vroegen om een afweging:
- 3 keer kwam een factuur zonder btw van een leverancier in een ander EU-land. Dan is de btw verlegd: ik geef hem zelf aan in rubriek 4b van mijn aangifte en trek hem in dezelfde aangifte weer af, zodat ik per saldo niets betaal (Belastingdienst).
- 1 keer stond er buitenlandse btw op de factuur. Die kun je niet aftrekken in je Nederlandse aangifte (Belastingdienst), dus in mijn boekhouding is het hele bedrag kosten.
Dit zijn de bonnen waarvoor je zonder vast lijstje elke keer opnieuw moet uitzoeken hoe het zit. Nu staan de regels op één plek en past de agent ze elke keer op dezelfde manier toe. Bij een nieuwe leverancier meldt hij welk tarief hij koos en waarom, in de vorm: “Btw: 0% gezet, want [land en reden]. Wil je dit veranderen?” Pas na mijn antwoord past hij iets aan.
Waar ik regels moest toevoegen
Horecabonnen zijn een eigen categorie. In de werkwijze van de agent staan inmiddels een paar regels die alleen voor bonnen uit de horeca gelden:
- Alcohol valt altijd onder 21%, ook als er eten op dezelfde bon staat.
- Fooi hoort bij het totaal en is geen aparte boeking.
- Een pinbonnetje is geen factuur. De naam van de zaak staat bovenaan de bon zelf, niet op het strookje van de betaalautomaat.
Foto’s waren het andere probleem. Het model dat ik standaard gebruik, kan geen afbeeldingen lezen. Hermes gebruikt voor afbeeldingen daarom een apart model, bij mij Gemini Flash. Alle beeldherkenning samen, dus niet alleen bonnen, kostte in oktober 9 dollarcent voor 49 aanroepen.
Wat het kost
- Software: niets. Hermes Agent is open source, de database is SQLite.
- Server: een VPS bij Hostinger die ik ook voor andere projecten gebruik, dus de administratie kost daar niets extra.
- Modellen: de gesprekken waarin de agent bonnen of facturen verwerkte, kostten van juli tot en met oktober samen $6,31, gemiddeld zo’n $1,60 per maand. Dat is een bovengrens, want in die gesprekken deed hij soms ook andere dingen. De hele agent kostte in oktober ongeveer $20.
Wat ik nog zelf doe
- De btw-aangifte. Elke boeking heeft een btw-bedrag, dus het kwartaaltotaal is één optelling. Controleren en indienen doe ik zelf.
- Geld overmaken. Elke ochtend controleert de agent of verwachte betalingen binnen zijn en rekent hij uit hoe ik het geld moet verdelen over vaste lasten, weekbudget en sparen. Hij stuurt me een bericht; overmaken doe ik zelf. Hij kan rekenen en melden, maar geen geld verplaatsen.
- Twijfelgevallen. Een privé-uitgave die op een zakelijke lijkt, beslis ik zelf.
Bonnen en facturen moet je zeven jaar bewaren. Een scan of foto mag, als die juist en volledig is; het papieren origineel hoeft dan niet (Belastingdienst). De agent zet elk origineel bestand in een map per jaar, gekoppeld aan de boeking.
Voor wie dit zinvol is
Uit onderzoek van de KVK blijkt dat 28% van de zzp’ers veel last heeft van regeldruk, en voor de helft van hen is de fiscale administratie de belangrijkste bron (KVK, 20 november 2025). Met 13 bonnen in vier maanden is mijn eigen administratie klein. Bij zo’n kleine administratie zit de winst niet in het typewerk. Hij zit in het uitzoeken: welk btw-tarief, welke kostenpost, waar staat dat bestand ook alweer.
Heb je tientallen bonnen per maand, met leveranciers in het buitenland, dan levert het meer op. Heb je er vijf per maand, allemaal van Nederlandse leveranciers, dan is een gewoon boekhoudpakket met een bonnen-app genoeg.
Zelf doen of laten inrichten?
Ben je technisch, dan kun je beginnen met Hermes Agent en de regels hierboven als startpunt nemen. Wil je dat het meteen werkt voor jouw bedrijf, dan richt ik het voor je in, op offertebasis.